Veranstaltungs-/Projektplanung

Veranstaltungen des Sportvereins sind z. B. Turniere, Feste, Trainingslager oder Ferienfreizeiten. Bei Veranstaltungen ist unter dem Gesichtspunkt des Finanzmanagements vor allem ein gezieltes Projektmanagement hilfreich. Es umfasst auch eine Budgetierung und ein Kostenmanagement. Nur wenn frühzeitig erkennbar ist, das eine Kostenposition aus dem Ruder läuft, lassen sich wirkungsvolle Gegenmaßnahmen ergreifen. Damit soll die Einhaltung der Projektkalkulation gesichert werden.
Die Abbildung zeigt eine Übersicht zum Ablauf des Projektmanagements. Die Vorabkalkulation und das Controlling der einzelnen Projektschritte ist die eine Aufgabe. Weiterhin ist die Festlegung von Verantwortlichkeiten und das systematische Vorgehen der Projektgruppe wichtig. Dieses Basismodell lässt sich auf jede Form von Vereinsveranstaltung übertragen.

Einzelne Vorschläge für Einsparungsmöglichkeiten bei Vereinsveranstaltungen finden sich in der folgenden Übersicht:

• Kein "Größenwahn" bei der Verpflichtung von Musik- oder sonstigen Showgruppen.
• Testen des Mitgliederinteresses frühzeitig vor der Veranstaltung, um Zuspruch und Kapazitäten besser abschätzen zu können.
• Für den Wareneinkauf und das Catering verschiedene Angebote einholen.
• V. a. Projekte mit Jugendlichen auf Zuschussmöglichkeiten prüfen.
• Kostenabschätzung als Grundlage der Preisfestlegung vornehmen.