Erstattungsmanagement

Es fallen immer wieder Entscheidungen an, in denen im Verein über die Erstattung von Auslagen entschieden werden muss. Faustregel ist, dass ein Mitarbeiter (ehrenamtlich, bezahlt) nicht noch Geld für seine Tätigkeit zuschießen soll. Unbenommen bleibt, dass Vereinsmitarbeiter auf die Erstattung verzichten können. Es kann aber sein, dass jemand seine Zeit für den Verein aufbringt und zusätzlich noch Kosten übernehmen muss. Dies kann sogar potenzielle Kandidaten von der Mitarbeit abhalten.
Es gibt im Vereinsbetrieb immer wieder Menschen, die bewusst auf eine Kostenerstattung verzichten. Dies wird auch dann so sein, wenn eine Erstattungsregelung existiert.

Zu den Kostenerstattungen gehören z. B.

• Kommunikationskosten (Telefon, Telefax, Internet, Porto)
• Fahrtkosten (Kilometergeld, Bahnfahrkartenerstattung) und
• Auslagen für Büromaterial.

Grundsätzlich kann fallweise entschieden werden. Wichtig ist, das den Grundsätzen der

• Angemessenheit und
• Gleichbehandlung

gefolgt wird.

In einem größeren Mehrspartenverein können derartige Fälle sehr häufig anstehen. Entsprechend kann eine vom erweiterten Vorstand verabschiedete Regelung über die Erstattung eine wichtige Hilfe sein. Neben der Orientierung für die Mitarbeiter wird dadurch auch ein Auslöser für Diskussionen weitgehend entschärft. Denn es gibt keinen Auslegungsbedarf für die Erstattungen.

Grundsätzlich müssen solche Regelungen festhalten

• welche Aufwendungen (Kommunikation, Fahrten, Büromaterial),
• in welcher Form (z. B. Fahrten: Auto, Bahn),
• für welchen Personenkreis (Vorstand, Abteilungsleitung, Übungsleiter),
• in welchem Maße (Kostensätze) und
• gegen Vorlage welcher Belege

erstattet werden.

In der folgenden Übersicht sind verschiedene Vorschläge, wie eine Erstattungsregelung gestaltet werden kann.