Budgetierung

Budgetierung meint, dass innerhalb des Vereins rechtzeitig vor einer neuen Rechnungsperiode abgestimmt wird, welche finanziellen Mittel jedem Bereich des Vereins zur Verfügung stehen. Grundlage sind die Ziele in den einzelnen Abteilungen bzw. Sparten. Mittelbar erfolgt mit den Budgetverhandlungen auch eine Zielabstimmung innerhalb des Vereins.
Zu unterscheiden ist die

• Budgetierung von Bereichen des Vereins (Mannschaft, Abteilung, Gruppe) oder die
• Budgetierung von Projekten (z. B. Vereinsfest, Spielbetrieb 1. Mannschaft, Übungsbetrieb).

In einem schrittweisen Prozess wird der finanzielle Rahmen abgesteckt. Innerhalb dieses Rahmens können die Abteilungs-, Gruppen- oder Mannschaftsverantwortlichen eigenständig über die Mittelverwendung entscheiden. Natürlich immer im Rahmen der Vereinsinteressen. Eine Überschreitung des vereinbarten Rahmens ist in der Regel nicht möglich, oder bedarf der ausdrücklichen Abklärung mit dem Gesamtvorstand bzw. dem Schatzmeister.

Arbeitsschritte für die Budgetierung im Verein (Beispiele: Abteilungen)

1. Erstellen einer Bedarfsliste auf der Basis der Abteilungsziele

2. Kostenschätzung für die Erfüllung der Bedarfsliste

3. Schätzung der Einnahmen für Aktivitäten

4. Prioritätenbildung Bedarfsliste/ Aktivitäten

5. Abstimmung Einnahmen/Ausgaben mit dem Schatzmeister des Vereins

6. Verabschiedung durch den Vorstand

7. Kontrolle/Steuerung durch Abteilungsleiter/Schatzmeister

Die Aufgaben der Budgetierung sind

• die Schaffung einer Informationsgrundlage für die Vereinsplanung,
• die Koordination der Finanzplanung im Sportverein,
• die Kontrolle der Leistungen (Zielerreichung),
• die Motivation der Vereinsmitarbeiter durch Übergabe von Verantwortung und Freiräume innerhalb des Budgets.

Eine Problematik der Budgetierung liegt in der Politisierung. Sachargumente treten in diesem Fall hinter anderen Beweggründen zurück (Beispiel: Stützung der 1. Mannschaft). Budgetierung ist der Taktik der "stillen Reserven" verbunden, in dem z. B. durch großzügige Finanzansätze Freiräume geschaffen werden. Ein weiterer Problempunkt ist das "Etatdenken", dem vermeintlichen Zwang, das Budget bis zum Jahresende ausschöpfen zu müssen. Ob es sinnvoll ist oder nicht. Diese Problembereiche können im Grunde nur durch aufmerksame Budgetplanung und Vertrauen in der Zusammenarbeit entgegengewirkt werden.

Eine Variante ist das sogenannte "Zero-Base-Budgeting", welches die Vorgabe enthält, bei jeder regulären Budgetverhandlung, also in der Regel ein Mal pro Jahr, alle Budgetpositionen von Neuem zu begründen. Jeder EUR des Budgets ist damit in jeder Planungsperiode neu zu überdenken und zu begründen. Damit soll dem Entstehen von "Gewohnheitsposten" im Budget ("Die Pauschale haben wir schon die letzten 5 Jahre bekommen, warum dann nicht dieses Jahr?") vorgebeugt werden. Hintergrund ist die Überlegung, dass Aufgaben und Arbeitsweise sich mit der Zeit ändern und damit auch die Budgetpositionen Veränderungen erfahren.