Schritte zur KLR-Einführung

Um eine funktionstüchtige Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) einzuführen, müssen einige Arbeiten erfolgen. Sind diese Vorbereitungen durchgeführt, reduziert sich der weitere Aufwand deutlich.

Ausgangspunkt für eine KLR ist

1. Eine doppelte Buchführung nach einem Kontenrahmen. Im Zuge der Buchungen
    werden die einzelnen Positionen den Kostenstellen bzw. Kostenträgern
    zugeordnet.
2. Auf Grund der vorhandenen Konten wird eine Übersicht zu den Kostenarten
    (z. B. Personal, Gebäude, Energie) gebildet, um eine erste Grobzuordnung auf
    die Kostenstellen bzw. Kostenträger vorzunehmen.
3. Die Kostenstellen werden gebildet. Normalerweise nach dem
    Organisationsaufbau. Für einen Sportverein können die Kostenstellen z. B. so
    lauten:

• Vorstand
• Geschäftsstelle
• Vereinsheim
• Mitgliederversammlung
• Abteilung A ... Abteilung Z

Hier werden später alle die Kosten zugewiesen, die nicht unmittelbar einem Kostenträger ("Produkt") zugewiesen werden können. Das können z. B. die Energiekosten sein, welche auf die Geschäftsstelle und das Vereinsheim aufgeteilt werden müssen (z. B. nach Verbrauchsmessern oder Quadratmeter oder Nutzungsstunden).

4. Festlegung der Kostenträger und damit Beantwortung der Frage:
    Was sind die "Produkte" bzw. "Leistungen" unseres Vereins?
    Im Sportverein ist z. B. von folgenden Kostenträgern auszugehen:

• jede einzelne Übungsgruppe
• Ferienfreizeit
• Vereinsfest

Die Kosten für einen Übungsleiter der Tennis-Senioren ist direkt dieser Übungsgruppe zuzurechnen.
Manchmal wird auch die Mitgliederversammlung als Kostenträger angesprochen. Dies ist jedoch wenig hilfreich, da die Selbstverwaltung des Vereins nur ein Mittel zum Zweck ist. Schließlich geht es letztlich um den Sportbetrieb.

5. Die Beträge aus den Kostenstellen müssen - da sie nicht direkt zurechenbar sind
    - über Schlüsselzahlen auf die Kostenträger umgelegt werden. Diese gilt es zu
    ermitteln. Es müssen sinnvolle Bezüge zwischen Kostenentstehung und
    Zuordnung auf die Kostenträger gefunden werden.

Beispiele
Vorstand: Umlage je Übungsgruppenmitglied
Geschäftsstelle: Umlage je Übungsgruppenmitglied
Vereinsheim: Umlage nach erwachsenen Vereinsmitgliedern oder Übungsgruppenmitglied über 18 Jahren
Mitgliederversammlung: Umlage je Mitglied
Allgemeine Abteilungskosten: Umlage je Abteilungsmitglied
Diese Verrechnung erfolgt zum Ende eines Rechnungsjahres, um so alle Kosten, die angefallen sind, auch auf die Kostenträger zu verteilen.

6. Abgleich der Kosten je Kostenträger mit den "Leistungen", d.h. den erzielten
    Beiträgen der Übungsgruppe. Auf Grund dieser Analyse ist klar ersichtlich, wie
    die Kostendeckung der einzelnen Übungsgruppen ausfällt. Planungsgrößen lassen
    sich hieran ankoppeln.