Prozesskostenrechnung

Das jüngste Instrument der Kostenrechnung ist die Prozesskostenrechnung. Für eine breite Verwendung im Vereinsbetrieb ist sie vermutlich zu aufwändig. Der Grundgedanke jedoch ist verlockend. Abweichend von der Betrachtung der Struktur des Vereins (Kostenstellen) oder der Produkte (Kostenträger) wird hier der einzelne Leistungsprozess (Ablauf) ins Blickfeld gerückt.
Diese Betrachtungsweise ist insbesondere bei Prozessen sinnvoll, die im Verein häufig vorkommen: z. B. die Aufnahme neuer Mitglieder, die Anmeldung von Kursteilnehmern, die Abrechnung von Übungsleiterhonoraren oder die Erstellung der Vereinszeitung. Vereinfacht analysiert die Prozesskostenrechnung die Kosten nach den einzelnen Schritten des Arbeitsablaufes. In der folgenden Übersicht ist ein Beispiel zu der Bearbeitung von Mitgliedschaftsanträgen.

>> Tabelle Prozesskostenrechnung

In dem Beispiel ergeben sich die EUR-Beträge aus

•  dem Arbeitseinsatz in der Geschäftsstelle (bezahlte Mitarbeiter),
•  dem Verbrauch von Büromaterial und
•  dem Porto für den Briefversand.

Die nicht bezahlt erbrachten Tätigkeiten werden in Arbeitsminuten angesetzt.

So lässt sich aus der Analyse erkennen, wie viel Aufwand in jedem einzelnen Bearbeitungsschritt anfällt. Vereinfachungen lassen sich so detailliert diskutieren. Beispiele:

• Übermittlung der Anträge vom Übungsleiter per Post (gegen Portoerstattung) wenn er nicht aus anderen Gründen häufiger in der Geschäftsstelle vorbei schaut.
• Verlagerung der Überprüfung auf die EDV (automatische Beitragseinstufung, Registrierung fehlender Angaben)
• Verzicht auf den Postversand der Begrüßungen, sondern Rückgabe über den Übungsleiter.

Die mögliche Einsparungssumme richtet sich danach, wie häufig dieser Leistungsprozess "Neuaufnahme" vorkommt.

Neben der rein kostenmäßigen Analyse ist die Transparenz des organisatorischen Ablaufes ein weiterer Gewinn der Vorgehensweise. Voraussetzung für die Nutzung im Verein sind

•  die Festlegung der häufigsten Leistungsprozesse,
•  die Gliederung des Leistungsprozesses in Arbeitsschritte,
•  die kosten- bzw. zeitmäßige Bewertung der einzelnen Schritte.

Für die Bewertung müssen unter Umständen Bearbeitungszeiten bewusst abgemessen und notiert werden, so dass die erfassten Aufwendungen einigermaßen der Vereinsrealität entsprechen.