Grundprinzip der KLR

KLR ist das grundlegende betriebswirtschaftliche Instrument. Die KLR hält zunehmend auch im Sport Einzug. Häufig findet eine Kostenbetrachtung im Verein sehr verkürzt statt. Was eine Maßnahme kostet wird mit den Ausgaben gleich gesetzt. Dies reicht aber nicht, um eine wirtschaftliche Vereinsführung zu sichern.
Beispiel
Der Sportverein bekommt das Angebot, Wettkampfplakate für die neue Saison und 350 EUR für die Vereinskasse zu erhalten. Gegenleistung ist die Akquisition von zwei lokalen Hauptsponsoren und die Verteilung von mindestens 20 Plakaten pro Wettkampftag.

Zunächst sieht die Betrachtung klar aus:

•  Ausgabe: 0 EURO
•  Einnahme: 350 EURO

Für die Akquisition der beiden Hauptsponsoren sind zwei Vorstandsmitglieder insgesamt 5 Stunden beschäftigt. Die Verteilung der Plakate erfordert 3 Stunden je Wettkampftag. Also - bei 12 Wettkampftagen - 36 Stunden. Bewertet man diese Zeit in EUR ergeben sich folgende Beträge:

•  Vorstand: 5 Stunden zu je 30 EUR = 150 EURO
•  Plakatverteiler: 36 Stunden zu je 5 EUR = 180 EURO

Bliebe ein Ertrag von 20 EURO. Damit ist zu prüfen, ob dieser Aufwand den Zufluss für die Vereinskasse rechtfertigt. Insbesondere muss diskutiert werden, inwieweit der durch ehrenamtliche Arbeit bezahlte Anteil "gut eingesetzt ist". Alternative ist die komplette Übernahme des Plakatdrucks und der Anzeigenwerbung durch den Verein.

Aus dem Beispiel wird deutlich, das Kosten und indirekt auch der Einsatz ehrenamtlicher Arbeitszeit von Entscheidungen abhängen. Deshalb ist angemessen, Entscheidungswirkungen in EUR-Kosten und in Zeit-Kosten heraus zu arbeiten. Ein weiteres Beispiel in dieser Richtung ist das Einschalten eines Steuerberaters für die steuerliche Bearbeitung der Vereinsfinanzen. Diesem Geldabfluss für die Inanspruchnahme einer Dienstleistung steht der ansonsten erbrachte ehrenamtliche Zeitaufwand gegenüber. Hinzu kommt noch das Risiko bei einer fehlerhaften Bearbeitung der Aufgabe.

Ein weiterer Aspekt des Kostendenkens ist die Wirkung einer Kostenentscheidung im Hinblick auf die Möglichkeiten der Kosteneinsparung. Die vertragliche Bindung an einen Partner (Mietverträge, Dienstleister) bedingt in der Regel günstigere Konditionen, je länger der Vertrag abgeschlossen wird. Je länger der Vertrag läuft, um so schwieriger wird es, diesen Vertrag im Notfall zu kündigen und damit den Kostenblock abzubauen.

Bei der Durchführung von Einsparungsmaßnahmen ist ebenfalls zu erwägen

• ob die Einsparung in nächster Zeit wieder rückgängig gemacht wird und
• was damit für Kosten verbunden sind.

Die Abgabe einer Sportanlage an die Kommune kann in einem Moment eine finanziell sehr hilfreiche Sache sein. Möglicherweise später auftretende Forderungen an Nutzungsgebühren oder die Einschränkung des Planungsspielraums für neue Angebote sind als Konsequenzen mit zu berücksichtigen.

Egal welche Form der KLR genutzt werden soll. Folgende Kriterien sind zu berücksichtigen:

• Relevanz der Resultate: Helfen uns die erzeugten Ergebnisse weiter?
• Verständlichkeit: Wissen wir genau, was sich hinter den Daten verbirgt?
• Genauigkeit: Sind die Daten so präzise, dass wir sie als Entscheidungsgrundlage verwenden können?
• Einfachheit: Ist das KLR-Konzept so einfach wie möglich und so anspruchsvoll wie nötig?
• Wirtschaftlichkeit: Kann das KLR-Konzept mit einem vertretbaren Aufwand durchgeführt werden?

Ergebnisse einer KLR dienen als Informationsgrundlage für weitere betriebswirtschaftliche Instrumente:

• Preisvergleiche
• Benchmarking
• Kosten-Nutzen-Analysen
• Qualitätsmanagement